Planowanie i zarządzanie projektami w budownictwie

1. Co oznacza planowanie i zarządzanie projektami w branży budowlanej?

Zarządzanie i planowanie w branży budowlanej to procesy zarządzania wszystkimi pracami i zadaniami związanymi z tym, co potocznie nazywa się budową budynków. Porównując zarządzanie i planowanie projektów budowlanych z innymi typami projektów, widać pewne podobieństwa – planowanie, cele, terminy, przygotowanie, realizacja – ale oczywiste jest również, że projekty budowlane kończą się wraz z zakończeniem budowy i stworzeniem i oddaniem do użytku obiektu. W branży budowlanej, aby osiągnąć zadowalający efekt, praktycznie niemożliwe jest prowadzenie prac „doraźnie”.

Ponieważ planowanie i zarządzanie projektami jest ogólnie definiowane jako zarządzanie zasobami podczas cyklu opracowywania projektu, za pomocą różnych narzędzi i metod kontroli zakresu, kosztów, czasu, jakości itp., oczywiste jest, że praca w budownictwie wymaga szerokiego zakresu zrozumienia i niekonwencjonalnego sposobu myślenia. Projekty budowlane zazwyczaj wiążą się z licznymi i zróżnicowanymi ograniczeniami, które należy wziąć pod uwagę i które są specyficzne dla projektowania i budowy.

Planowanie i zarządzanie projektami budowlanymi obejmuje również współpracę z różnymi dyscyplinami, od architektury, inżynierii po instytucje publiczne i urbanistykę.

2. Procesy planowania i zarządzania w budownictwie

Planowanie i zarządzanie projektami w branży budowlanej wymaga szerokiego zakresu umiejętności, w tym umiejętności łączenia się z różnymi profilami zawodowymi i specjalistycznymi, aby skutecznie zarządzać projektem od koncepcji do budowy. Ważne jest, aby kierownicy projektów budowlanych przestrzegali zasad kontroli i zarządzania projektem w każdej z jego faz.

3. Planowanie i zarządzanie projektem w budownictwie ma poszczególne fazy

3.1. Studium wykonalności

Nie możesz rozpocząć projektu, jeśli nie wiesz, czy będzie on mógł być ukończony. Po pierwsze, należy przeprowadzić szczegółową analizę, aby ustalić, czy projekt jest w ogóle wykonalny. Jak to zrobić? Dokument, który obiektywnie analizuje cele, kosztorysy i ramy czasowe, aby sprawdzić, czy wszystko, co jest niezbędne do pomyślnej realizacji budowy, jest dostępne w ramach ustalonych warunków wstępnych, nazywany jest studium wykonalności. Innymi słowy, do oceny wszystkich potencjalnych zagrożeń i sytuacji stosuje się obiektywne techniki. Przekroczenie terminów, budżetu lub z drugiej strony niekorzystne warunki lokalizacyjne i tym podobne. Dlatego studium wykonalności dotyczy przede wszystkim trwałości projektu. Ponadto studium wykonalności uwzględnia techniczne, ekonomiczne, prawne, operacyjne i inne powody realizacji prac, co stwarza dodatkowe argumenty za lub przeciw budowie.

Jeśli projekt jest wykonalny i sensowny, zatwierdzane jest studium wykonalności, a następnie raport ze studium wykonalności. Oba dokumenty mają za zadanie umożliwić użytkownikowi podjęcie decyzji o rozpoczęciu wdrożenia, czyli przejściu do kolejnego etapu prac, czy też nie.

3.2. Planowanie w budownictwie

Projekt jest zatwierdzony, co dalej? Planowanie jest ważną częścią zarządzania projektami. Plany określają zadania i ich terminy, uwzględniają przełomy w projekcie oraz zasoby niezbędne do wykonania tych zadań w ramach przyznanego budżetu. Tworząc projekt i określając jego podstawowe cechy, należy kłaść nacisk na przejrzystość, aby wszystkie zaangażowane strony rozumiały, jakie są ich zadania. Oznacza to jasne ustalenie wszystkich szczegółów dotyczących ceny projektu, zakresu, czasu trwania, jakości i sposobu komunikacji.

To także czas, kiedy formuje się najlepszy zespół projektowy. Planowanie jest zatem prawdopodobnie najważniejszą fazą zarządzania projektem. Oto kilka dokumentów, które są integralną częścią tej fazy:

Przegląd prac: rodzaje prac nad projektem

• Plan zarządzania ryzykiem
• Harmonogram prac
• Plan zarządzania objętością prac
• Plan kontroli kosztów i budżet projektu

Po opracowaniu jasnego i szczegółowego planu budowy, który zawiera wszystkie informacje niezbędne do zarządzania kosztami, zakresem, ryzykiem, czasem i innymi aspektami projektu, nadszedł czas na jego realizację.

3.3. Zarządzanie fazą wykonawczą w branży budowlanej

W fazie wykonawczej należy ściśle trzymać się założonych planów budowy, uwzględniając zmiany i problemy, które mogą się pojawić w trakcie realizacji. Niezależnie od rodzaju, charakteru i skali powstałych problemów budowa musi zostać zakończona w określonym terminie i w granicach wszystkich pozostałych parametrów.

W tej fazie zarządzanie projektem wymaga również współpracy z klientem projektu, wszystkimi zainteresowanymi stronami i zespołami roboczymi. Te ostatnie mają zadania do wykonania, a menedżerowie muszą zadbać o harmonogram obciążeń i dystrybucję zasobów. W tej fazie przygotowywane i przeprowadzane są spotkania, prowadzona jest indywidualna dokumentacja oraz sporządzane są raporty.

3.4. Zarządzanie - monitorowanie i kontrola projektów

Nie można wiedzieć, jak postępuje projekt, jeśli nie ma możliwości jego śledzenia. Nadzór rozpoczyna się od etapu przygotowawczego, choć kontrola budowy jest nie mniej ważną częścią, która znacząco wpływa na zarządzanie projektem. Jeśli chcesz mieć przejrzysty sposób monitorowania postępu projektu, musisz zdefiniować i zastosować tzw. kluczowe wskaźniki wydajności do kontroli kosztów, monitorowania terminów i kontroli jakości. Jeśli wskaźniki te utrzymają się na wyższych wartościach przez cały okres budowy, jest mniej prawdopodobne, że projekt się nie powiedzie. Dlatego należy być komunikatywnym przez cały czas, aby możliwe było szybkie dostosowanie się do nowych zmian, kiedy i jeśli one wystąpią.